ActivityOwner.Com – Getting Things Done with MindManager

[Nota del editor: José Miguel es el poder MindReader usuario y ha impulsado el desarrollo de muchas de sus características. En este puesto de invitado, él describe cómo llegó a utilizar la herramienta y la forma en que lo usa día a día.
Una versión en Inglés está también disponible]

Hasta que descubrí ResultsManager nunca había oído hablar de David Allen ni de su famoso “Getting Things Done” (“Organízate con Eficacia“, en su versión en Español), así que me compré el software antes de leer el libro.

He de reconocer que al principio me desilusionó un poco, ya que añadir actividades era un proceso demasiado lento e ineficiente, por lo que unas semanas después dejé de usarlo.

Es una lástima porque, conceptualmente hablando, ResultsManager es una idea realmente brillante aunque la usabilidad de su versión actual es muy mejorable, sobre todo en lo que concierne a añadir actividades.

Sin embargo, después de leer el libro de David Allen, era tal mi convencimiento sobre la potencia del método GTD que decidí probar ResutsManager una vez más. Por aquel entonces ya había aparecido GyroQ así que al menos iba enviando a un Mapa Central todas las ideas, recordatorios, etc. según iban ocurriendo.

El problema es que convertir esas ideas, recordatorios, etc. en actividades seguía siendo un proceso lento e ineficiente por lo que al final el Mapa Central acabó sustituyendo a los dashboards. Con el tiempo el Mapa Central contenía demasiadas actividades y de distinta importancia y prioridad, con lo que dejó de ser útil.

Un fallo en mi disco duro fue la gota que faltaba para abandonar completamente, por segunda vez, al ResultsManager.

Pero tuve la suerte de encontrar www.activityowner.com y pude seguir día a día el desarrollo del fantástico MindReader, que es la piedra filosofal que convierte a ResultsManager en una pepita de oro de la productividad.

Sin embargo el proceso no fue inmediato. Al principio me costó mucho decidirme a probarlo, ya que me daba la impresión de ser muy complejo y de requerir un alto nivel de conocimientos técnicos para utilizarlo. Pero durante las pasadas vacaciones de verano decidí dedicarle un par de días “a fondo” para realmente entender qué podía MindReader hacer por mí.

Fue empezar a usarlo y convertirme en un adicto. Añadir actividades a ResultsManager dejó de ser un proceso lento e ineficiente para pasar a ser algo natural y divertido. MindReader es como un potentísimo revitalizante que convierte a un renqueante ResultsManager en un caballo de carreras.

Aunque uso casi todas las características de MindReader, algunas como las tags “q”, “o”, o “s” las utilizo menos. Las que más uso son, por este orden, “c”, “m”, “b”, “p” y “a” y por supuesto Mark Task Complete & Log. La opción “c” la tengo asignada como opción de menú contextual (“Procesar con MindReader”), al igual que “Mark Task Complete & Log” (Marcar como Completada y Registrar).

Generalmente añado el proyecto o subproyecto como texto plano y a continuación voy añadiendo, siempre en texto plano, actividades adicionales. Una vez añadidas todas ellas las selecciono con el ratón, pulso botón derecho del ratón y pulso en “Procesar con MindReader”, lo que convierte todos esos tópicos de texto plano en tareas con toda la información necesaria. Si veo que algo falta en alguna actividad la modifico usando “m” y si lo que ocurre es que falta alguna actividad la añado con “b”, “p” o “a”.

Utilizo mucho los corchetes, por ejemplo “Llamar a Juan para discutir el proyecto A [p2 desde el lunes durante dos semanas informar a Pepe]”, que MindReader convierte en segundos es una tarea (“Llamar a Juan para discutir el proyecto A”), con Contexto “Teléfono”, Prioridad 2, Fecha de Inicio “el próximo lunes”, Fecha de Finalización “dos semanas a partir del próximo lunes” y en Recursos “Juan@;Pepe@”. [Editor’s Note: Jose Miguel has customized his parsing of date and resource keywords slightly]

Como podéis ver es simplemente genial.

Con el uso se me empezaron a ocurrir mejoras y como mis conocimientos de programación y del modelo de datos del MindManager/ResultsManager eran casi nulos me atreví a proponérselas a ActivityOwner.

Como podéis imaginar su respuesta fue inmediata y excelente y fruto de esta cooperación fueron un buen número de mejoras que se han ido añadiendo a la versión inicial de MindReader.

Ni que decir tiene que poder colaborar con ActivityOwner en mejorar y desarrollar todas estas herramientas es no sólo un honor y un placer sino también un estimulo intelectual de lo más relajante.

Feliz 2008 a todos